Sefbo, med sine 33 selskap benytter ITX for å få kontroll på dialog med kunder og leverandører

Den store internasjonale, lille lokale personlige vaktmesteren!

Sefbo AS er et konsern i sterk vekst som hele tiden arbeider med å utvikle seg innen bransjen. Konsernet består av en rekke selskaper med forskjellig spisskompetanse og er i dag som totalleverandør av tjenester innen drift og forvaltning i borettslag og sameier.

Vi møter Sefbo konsernets CDO, Anders Solum for å lære litt om vekstraketten i vaktmesterbransjen som var etablert så sent som i 2019, og som allerede nærmer seg milliarden i omsetning med en stor portefølje av lokale vaktmesterselskap i hele Norge.

Vi var nysgjerrige på bakgrunnen til Sefbo, og starter praten med å spørre Anders Solum om han kunne fortelle litt om hvorfor Sefbo ble til, og hva det var som gjorde at man satt i gang reisen mot å bygge Norges soleklart største vaktmesterkonsern.

Vi så et tydelig behov i markedet for å skape en totalleverandør mot sameier og borettslag. Det var mange små lokale selskaper som drev for seg selv, og var flinke på mye sådan, men markedet måtte ofte forholde seg til flere for å løse sine daglige behov for eiendomsforvaltning og drift. Fra et kundereiseperspektiv, var det et stort hull i markedet slik vi vurderte det. 

Derfra startet reisen med 3 selskaper i Oslo som et plattformselskap. Deretter har oppkjøpene av nye selskap gått tett i tett, og vi har rendyrket noen konkrete satsningsområder. Visjonen har vært, og er – at vi blir en “one-stop-shop” for sameier og borettslag. Vi skal fikse alt rundt deres eiendomsforvaltning og drift. De skal kun trenge å forholde seg til oss. 

Et viktig strategisk satsning for oss er hvordan vi bygger merkevaren Sefbo, vi ønsket å skape noe som folk vet hvem er, men det lokale selskapet og den lokale merkevaren må ha en stor standing. Vi har i så måte en “house of brands” strategi, og de lokale selskapene skal styrkes gjennom at vi lykkes med å dra synergier på tvers av konsernet. Vi skal fortsatt være den lokale vaktmesteren i naboblokka, ha lokal tilhørighet – med stor kapasitet, forteller Solum. 

Når vi er inne på dette med reisen deres fra start til nå, for vi som følger med dere har vi fått med oss at det skjer mye i Sefbo for tiden, og at det er kommet inn nye eiere. Kan du fortelle litt om det?

Ja, kort fortalt så er Sefbo blitt solgt. Vi er blitt en del av en større internasjonal familie i PHM Group. De var tidligere en konkurrent, nå har vi slått oss sammen. De opererer på samme vis som oss, og deler vår visjon rundt den sterke lokale relasjonen til kunden.

Hva resulterer det i? Og hvordan har sammenslåingen gått?

Vi er blitt enda større og sterkere. Vi kan tilby enda bredere tjenestespekter, til større geografiske deler av landet. Det er veldig positivt, og styrker oss i målet med å være størst og best der vi er og opererer.
Sammenslåingen har gått fint. Jeg tror mye av grunnen til det er at selskapene under begges paraply driver for seg selv, uavhengig av hvem som er eier, det er det ingen forandring på. Den største forskjellen er at vi blir en større konsernadministrasjon i PHM sentralt, og at de lokale selskapene får enda flere støttefunksjoner sentralt som gir stor verdi. Deriblant digitaliseringsprosjekter, oppsett av økonomisystemer, IT-systemer og alt vi skal ha felles.

Digitalisering, IT-systemer.. Dette høres ut som dere er langt fremme på å jobbe med tech. Hvordan jobber egentlig et vaktmesterselskap med teknologi og hvordan bidrar det til mer lønnsom drift?

Ja, stort spørsmål. I utgangspunktet har nok de fleste tradisjonelle vaktmesterselskap noen grunnleggende systemer i orden, ofte regnskap og arbeidsordresystem. Men ingen i bransjen er skikkelig digitalisert. Bygg, anlegg og eiendom er generelt underdigitalisert er min påstand, og det ser vi på som en kjempemulighet til å drive innovasjon. Sentralt kan vi bygge en digital grunnmur, øke kompetansen på kolleger og være langt fremme i utviklingen. Vi vet, og har lært av det vi har gjort så langt, at ved å digitalisere har vi fått effektivisert mange prosesser. Det frigjør igjen mest mulig tid for de lokale selskapene “å jobbe mer i omsetning” – altså ute på oppdrag for kunder.
En viktig del for oss har vært å ha gode samarbeidspartnere og leverandører, lære av dem og lære av andre aktører i andre bransjer som er lenger fremme på digitalisering og kundereiser. Det er en typisk vinn-vinn situasjon når vi lykkes med slike prosjekter. Internt for oss gir det betydelig bedre kontroll, som igjen kunden får store utbytter av. Dere i ITX har blant annet vært helt sentrale i oppbygging av en felles CRM og Back Office plattform for hele konsernet, som har gitt oss helt sentrale resultater, sier Solum.

Hvilken rolle har back office funksjonen og kundeservice?

De spiller en ekstremt viktig rolle. De mottar alle tilbakemeldinger. Når kunde lurer på noe, er dette menneskene de møter. Uavhengig av hvor de kontakter oss.
Det er kanskje en av de viktigste synergiene mot alle lokale selskap. Før var vaktmesteren ute på oppdrag også ofte førstelinje på back office. Da kunne det være avvik på hvordan eller hvor raskt de kunne hjelpe eller svare kunden. Nå, med en sentral funksjon for kundeservice og back office, sammen med den rette systemstøtten har vi et utrolig godt apparat som server kundene på en glimrende måte, og dette hadde ikke vært mulig uten dere i ITX, forteller Solum.

Kunstig intelligens, AI, KI gjør for alvor sitt inntog i norsk næringsliv - hvordan ser dere på fremtiden og hva kan et vaktmesterselskap tjene på å ta det i bruk?

Potensialet er veldig stort, også i vår bransje. Mye av dette handler om kvalitet i mange ulike datapunkt og datasett. Vi har valgt å starte i kundeservice, jobbe med å gjøre informasjon mer tilgjengelig og effektivisere der vi kan. Men vi ser definitivt også på hvordan AI kan være en drivende faktor i fremtiden på mange andre områder, for eksempel prising av tilbud, beregning av tid på oppdrag osv, som ofte er kunnskap som sitter i den enkelte kollegas hode. Dette er områder det er utrolig spennende å se hvordan kan automatiseres. Med nok datapunkter kan vi lære mer om prising og vedlikehold, og vi kan lettere kalkulere for eksempel en SLA avtale på de ulike jobbene.
Jeg tror også det er en del av det et større konsern må streve etter, og bygge modeller som drar oss vekk fra å være personavhengig, til å bli et datadrevet konsern. Det er viktig for skalerbarhet, kvalitet og kontroll. Og som enhver CDO kanskje ville sagt – de beste avgjørelsene blir tatt basert på data, ikke synsing. Det blir veldig spennende, og vi skal lede an i vår bransje!

Noen ord om markedsutviklingen Anders. Det har vært tøffe tider for mange bransjer. Merker dere noe til motkonjunktur?

Vi har bevisst satset mot sameier og borettslag. Grunnen til det er at det er en mer stabil kundegruppe, som er mindre utsatt for endringer. Så i vårt hovedmarked på kundesiden, har vi ikke merket mye til det. Det vi merker derimot er at våre leverandører øker prisene kraftig, og at de næringskundene som selv har merket dette på kroppen ser etter steder å spare penger rundt sin eiendomsdrift- og forvaltning.
Vi ser utelukkende på det som en kjempemulighet, hvor vi kan vinne ytterligere markedsandeler i det tradisjonelle “b2b”-markedet. Vi skal levere god kvalitet til en fornuftig pris, og gjøre det lett å drifte eiendom.

Hva blir det viktigste dere gjør fremover tror du?

Internt tror jeg det er å opprettholde farten på det digitale. Gjøre de riktige valgene digitalt, og våge å satse. Vi må beholde den lokale tilnærmingen parallelt, tilrettelegge for enda bedre samhandling og hente ut enda flere synergieffekter innover i selskapet. 

Ut mot markedet og kundene er det viktig å fortsette å skape de gode løsningene, både i tjenestespekteret og i det digitale som gjør det enda enklere å ha kontroll på eiendommen sin. Der skal vi være langt fremme og drive utviklingen. Vi må levere gode tjenester, være agile og innovative. Her kommer Sefbo-konseptet til sin fulle rett mener jeg. For dette koster mye penger. Mye penger et mindre lokalt selskap ikke har, men med størrelse kommer investeringsevne, og vilje. Det vil kundene våre tjene på i lengden. 

Avsluttningsvis Anders. Hvordan har samarbeidet med ITX vært og hvorfor valgte dere å jobbe med oss?

Vi avdekket av vi trengte et robust CRM-system som håndterte alle dimensjoner av kundekommunkasjon og la til rette for gode interne arbeidsstrømmer og samhandling for både eget selskap, og alle lokale selskap.
I den prosessen kom dere suverent best ut blant aktørene vi vurderte, jeg vil gå så langt å si at alternativene ikke var i nærheten. Så vi prioriterte å få implementert ITX for hele konsernet. Det er vi utrolig glade for i dag. En lite eksempel på det er hvor enkelt det er for oss å finne tilbake til saker og dialoger, det sparer oss mye ressurser hvert år.
Å jobbe med dere syns jeg er veldig bra. Dere er en kompetent og hyggelig gjeng som står på for oss, gir oss oppmerksomhet og lytter til oss. Vi har hatt stor fart sammen i utrulling og support underveis, og jeg syns dere har levert fenomenalt i alle ledd. En veldig viktig samarbeidspartner for oss, uten tvil.

Hvilke prosjekter har dere fremover med ITX?

Det viktigste vi gjør nå er å sy systemparkene enda tettere sammen. Vi skal utvide hvor tett økonomi og driftssystemer “snakker” sammed med ITX – og det gleder vi oss veldig til å høste effektene av. Ellers så er vi i gang med å bygge både interne og eksterne kunnskapsbaser i ITX, og vi gleder oss stort til alt vi kan gjøre med den i fremtiden, avslutter Solum.

Er du klar for å løfte kundesenteret ditt inn i fremtiden?

Ta kontakt med oss på telefon +47 236 80 405, send oss en epost til salg@itxuc.com eller bruk skjemaet nedenfor.