Sefbo, med sina 33 bolag, använder ITX för att få kontroll över kommunikationen med kunder och leverantörer

Den stora internationella, lilla lokala och personliga vaktmästaren!

Sefbo AS är en koncern i stark tillväxt som ständigt arbetar för att utvecklas inom branschen. Koncernen består av ett antal företag med olika spetskompetenser och är idag en helhetsleverantör av tjänster inom drift och förvaltning av bostadsrättsföreningar och samägandeföreningar.

Vi träffar Sefbo-koncernens CDO, Anders Solum för att lära oss lite om tillväxtraketen inom fastighetsförvaltningsbranschen, som grundades så sent som 2019 och som redan närmar sig en miljard i omsättning med en stor portfölj av lokala fastighetsförvaltningsföretag över hela Norge.

Vi var nyfikna på Sefbos bakgrund och inleder samtalet med att fråga Anders Solum om han kan berätta lite om hur Sefbo kom till och vad det var som fick dem att påbörja resan mot att bygga upp Norges utan tvekan största vaktmästarkoncern.

Vi såg ett tydligt behov på marknaden av en helhetsleverantör för bostadsrättsföreningar och bostadsrättsföreningar. Det fanns många små lokala företag som drev sin verksamhet på egen hand och var duktiga på många olika saker, men marknaden var ofta tvungen att vända sig till flera olika aktörer för att tillgodose sina dagliga behov av fastighetsförvaltning och drift. Ur ett kundperspektiv fanns det, enligt vår bedömning, en stor lucka på marknaden.

Därifrån började resan med tre företag i Oslo som ett plattformsföretag. Därefter har förvärven av nya företag skett i rask takt, och vi har specialiserat oss på några specifika satsningsområden. Vår vision har varit, och är fortfarande, att vi ska bli en ”one-stop-shop” för bostadsrättsföreningar och bostadsrättsföreningar. Vi ska sköta allt som rör deras fastighetsförvaltning och drift. De ska bara behöva vända sig till oss.

En viktig strategisk satsning för oss är hur vi bygger varumärket Sefbo. Vi ville skapa något som folk känner till, men det lokala företaget och det lokala varumärket måste ha en stark ställning. Vi har i det avseendet en ”house of brands”-strategi, och de lokala företagen ska stärkas genom att vi lyckas skapa synergier över hela koncernen. Vi ska fortsätta att vara den lokala fastighetsskötaren i grannkvarteret, ha en lokal förankring – med stor kapacitet, säger Solum.

När vi nu är inne på er resa från början till idag, har vi som följer er märkt att det händer mycket i Sefbo just nu och att det har kommit in nya ägare. Kan du berätta lite om det?

Ja, kort sagt har Sefbo sålts. Vi har blivit en del av en större internationell familj inom PHM Group. De var tidigare en konkurrent, men nu har vi gått samman. De arbetar på samma sätt som vi och delar vår vision om starka lokala relationer till kunderna.

Vad leder det till? Och hur har sammanslagningen gått?

Vi har blivit ännu större och starkare. Vi kan erbjuda ett ännu bredare utbud av tjänster till större delar av landet. Det är mycket positivt och stärker oss i vårt mål att vara störst och bäst där vi finns och bedriver vår verksamhet.
Sammanslagningen har gått bra. Jag tror att en stor del av förklaringen är att företagen under båda organisationerna drivs självständigt, oavsett vem som är ägare – det har inte förändrats. Den största skillnaden är att vi får en större koncernadministration centralt inom PHM, och att de lokala företagen får tillgång till ännu fler stödfunktioner centralt, vilket ger stort mervärde. Däribland digitaliseringsprojekt, installation av ekonomisystem, IT-system och allt vi ska ha gemensamt.

Digitalisering, IT-system... Det låter som om ni ligger långt framme när det gäller att arbeta med teknik. Hur arbetar egentligen ett vaktmästarföretag med teknik och hur bidrar det till en mer lönsam verksamhet?

Ja, det är en stor fråga. I utgångspunkten har nog de flesta traditionella fastighetsförvaltningsföretag vissa grundläggande system på plats, ofta bokföring och arbetsordersystem. Men ingen i branschen är ordentligt digitaliserad. Bygg-, anläggnings- och fastighetsbranschen är generellt sett underdigitaliserad, det är min uppfattning, och vi ser det som en enorm möjlighet att driva innovation. Centralt kan vi bygga en digital grund, öka kompetensen hos våra kollegor och ligga långt framme i utvecklingen. Vi vet, och har lärt oss av det vi gjort hittills, att digitaliseringen har effektiviserat många processer. Det frigör i sin tur så mycket tid som möjligt för de lokala företagen att ”arbeta mer med omsättningen” – det vill säga ute på uppdrag för kunderna.
En viktig del för oss har varit att ha bra samarbetspartner och leverantörer, att lära av dem och av andra aktörer i andra branscher som ligger längre fram när det gäller digitalisering och kundresor. Det är en typisk vinn-vinn-situation när vi lyckas med sådana projekt. Internt ger det oss betydligt bättre kontroll, vilket i sin tur ger kunden stora fördelar. Ni på ITX har bland annat spelat en helt central roll i uppbyggnaden av en gemensam CRM- och backoffice-plattform för hela koncernen, vilket har gett oss mycket viktiga resultat, säger Solum.

Vilken roll spelar backoffice-funktionen och kundservice?

De spelar en oerhört viktig roll. Det är de som tar emot all feedback. När kunderna har frågor är det dessa personer de möter, oavsett hur de kontaktar oss.
Det är kanske en av de viktigaste synergieffekterna gentemot alla lokala företag. Tidigare var vaktmästaren ute på uppdrag och fungerade ofta även som första kontaktpunkt på backoffice. Då kunde det förekomma skillnader i hur eller hur snabbt de kunde hjälpa eller svara kunden. Nu, med en central funktion för kundservice och backoffice, tillsammans med rätt systemstöd, har vi en otroligt bra organisation som betjänar kunderna på ett utmärkt sätt, och detta hade inte varit möjligt utan er på ITX, berättar Solum.

Artificiell intelligens, AI, KI, håller på att på allvar ta sig in i det norska näringslivet – hur ser ni på framtiden och vad kan ett vaktmästarföretag tjäna på att börja använda den?

Potentialen är mycket stor, även inom vår bransch. Mycket av detta handlar om kvaliteten på många olika datapunkter och datamängder. Vi har valt att börja inom kundservice, där vi arbetar med att göra information mer tillgänglig och effektivisera där det går. Men vi tittar definitivt också på hur AI kan bli en drivande faktor i framtiden inom många andra områden, till exempel prissättning av erbjudanden, beräkning av tid för uppdrag osv., vilket ofta är kunskap som finns i den enskilde medarbetarens huvud. Det är otroligt spännande att se hur dessa områden kan automatiseras. Med tillräckligt många datapunkter kan vi lära oss mer om prissättning och underhåll, och vi kan lättare beräkna till exempel ett SLA-avtal för de olika uppdragen.
Jag tror också att det är en del av det som ett större koncern måste sträva efter, nämligen att bygga modeller som tar oss bort från att vara personberoende och mot att bli en datadriven koncern. Det är viktigt för skalbarhet, kvalitet och kontroll. Och som vilken CDO som helst kanske skulle säga – de bästa besluten fattas utifrån data, inte gissningar. Det kommer att bli väldigt spännande, och vi ska gå i bräschen inom vår bransch!

Några ord om marknadsutvecklingen, Anders. Det har varit tuffa tider för många branscher. Märker ni några tecken på en konjunkturnedgång?

Vi har medvetet satsat på bostadsrättsföreningar och bostadslag. Anledningen till detta är att det är en mer stabil kundgrupp som är mindre utsatt för förändringar. Så på vår huvudmarknad, vad gäller kundsidan, har vi inte märkt särskilt mycket av detta. Däremot märker vi att våra leverantörer höjer priserna kraftigt, och att de företagskunder som själva har drabbats av detta letar efter sätt att spara pengar när det gäller fastighetsdrift och förvaltning.
Vi ser detta uteslutande som en enorm möjlighet att vinna ytterligare marknadsandelar på den traditionella B2B-marknaden. Vi ska leverera god kvalitet till ett rimligt pris och göra det enkelt att förvalta fastigheter.

Vad tror du blir det viktigaste ni kommer att göra framöver?

Internt tror jag att det handlar om att hålla takten i den digitala utvecklingen. Att fatta rätt beslut på det digitala området och våga satsa. Vi måste samtidigt behålla den lokala inriktningen, skapa förutsättningar för ännu bättre samverkan och utnyttja ännu fler synergieffekter inom företaget.

När det gäller marknaden och kunderna är det viktigt att fortsätta skapa bra lösningar, både inom tjänsteutbudet och på den digitala fronten, som gör det ännu enklare att ha kontroll över sin fastighet. Där ska vi ligga långt framme och driva utvecklingen. Vi måste leverera bra tjänster, vara flexibla och innovativa. Här kommer Sefbo-konceptet verkligen till sin rätt, anser jag. För detta kostar mycket pengar. Mycket pengar som ett mindre lokalt företag inte har, men med storlek följer investeringsförmåga och vilja. Det kommer våra kunder att dra nytta av på sikt.

Avslutningsvis, Anders. Hur har samarbetet med ITX varit och varför valde ni att arbeta med oss?

Vi insåg att vi behövde ett robust CRM-system som hanterade alla aspekter av kundkommunikationen och möjliggjorde effektiva interna arbetsflöden och samverkan både inom vårt eget företag och för alla lokala företag.
I den processen utmärkte ni er överlägset bäst bland de aktörer vi utvärderade; jag skulle till och med vilja säga att de andra alternativen inte ens kom i närheten. Därför prioriterade vi att införa ITX i hela koncernen. Det är vi oerhört glada för idag. Ett litet exempel på detta är hur enkelt det är för oss att hitta tillbaka till ärenden och dialoger, vilket sparar oss mycket resurser varje år.
Jag tycker att det är jättebra att jobba med er. Ni är ett kompetent och trevligt gäng som ställer upp för oss, ger oss uppmärksamhet och lyssnar på oss. Vi har haft ett högt tempo tillsammans när det gäller införandet och supporten under resans gång, och jag tycker att ni har presterat fenomenalt i alla led. Utan tvekan en mycket viktig samarbetspartner för oss.

Vilka projekt har ni på gång med ITX?

Det viktigaste vi gör just nu är att integrera systemparkerna ännu mer. Vi ska utöka graden av samverkan mellan ekonomi- och driftssystemen och ITX – och vi ser verkligen fram emot att skörda frukterna av detta. Dessutom är vi i färd med att bygga upp både interna och externa kunskapsbaser i ITX, och vi ser verkligen fram emot allt vi kan göra med dem i framtiden, avslutar Solum.

Är du redo att ta ditt kundcenter in i framtiden?

Kontakta oss på +46 8 557 600 70, skicka e-post till salg@itxuc.com eller använd formuläret nedan.